La business etiquette è quell’insieme di regole di comportamento e convenzioni, che devono essere rispettate nelle relazioni di lavoro e che sono fondamentali per veicolare positivamente l’immagine dell’azienda o del professionista.
Si tratta di un galateo aziendale fatto di consuetudini e di atteggiamenti che servono a valorizzare il fattore umano e professionale di un manager, imprenditore e lavoratore, che hanno come obiettivo quello di accrescere la reputazione ed il giro di affari.
Galateo aziendale, partiamo dagli errori
Il bon ton dell’accoglienza: come conquistare gli altri al primo impatto
L’arte del pranzo d’affari perfetto
L’abito giusto per il successo
Vediamo ora quali sono le principali regole da seguire per avere rapporti di lavoro formalmente impeccabili.
- Dai sempre la mano per primo se sei la persona di più alto grado o colui che ospita uno o più soggetti. Quando qualcuno entro nel tuo ufficio devi essere tu il primo a porgere la mano per salutare, così anche se hai un ruolo di livello superiore per non creare imbarazzo. La stretta di mano devi sempre utilizzarla con gli interlocutori americani, che la considerano un salute professionale.
- Presentati sempre con il nome completo. Nelle presentazioni le buone maniere richiedono di utilizzare il nome completo, mai solo il nome o cognome.
- Alzati in piedi quando ti presenti con qualcuno. Se una persona che non conosci entra nel tuo ufficio o durante una riunione vieni presentato a qualcuno devi sempre alzarti indietro, per farti vedere e identificare meglio.
- Evita di fare troppi ringraziamenti durante una conservazione. Per non indebolire la tua figura e ruolo davanti a un altro collega o interlocutore professionale, durante una conversazione limita a uno o due volte i ringraziamenti.
- Vestiti in modo adeguato. L’abbigliamento è fondamentale per esprimere la propria professionalità e credibilità, per questo deve essere adatto all’occasione. In base al tipo di lavoro, è necessario indossare abiti consoni al tuo ruolo e posizione.
- Saluta le persone con cui lavori. Le buone maniere sono importanti per lavorare in un clima sereno e cordiale. Salutare con un “Salve” o “Buongiorno” o altre forma di cortesia ti consente di mettere in evidenza la tua educazione.
- Essere puntuale. La puntualità in ambito lavorativo è indice di professionalità, che viene sempre apprezzata e ti permette di essere reputato affidabile. In caso di imprevisti avverti che arrivi in ritardo a un incontro o riunione.
- Tenete il telefonino in tasca o in borsa. Durante le riunioni o un incontro di lavoro, evita di usare il telefono o tenerlo sul tavolo o in mano e continuare a guardarlo, per non dare l’impressione che non stai ascoltando o non sei interessato a quanto dicono le persone che hai di fronte.
- Lascia il tuo biglietto da visita. In particolare in occasione di meeting di lavoro, potresti incontrare e parlare con molte persone. Per questo è buona norma avere sempre con sè il proprio biglietto da visita con tutti i dati più importanti (nome e cognome, qualifica, email, numero di telefono). Se l’incontro è particolarmente importante, per esempio con potenziali o nuovi clienti, puoi anche optare per dei regali aziendali personalizzati, meglio ancora se utili e/o legati al settore aziendale.
- Impiega un linguaggio professionale nelle mail. Le mail devono essere elaborate con un linguaggio professionale. Anche quelle che riguardano comunicazioni interne all’azienda, devono avere uno stile formale e non avere un tono amichevole o colloquiale, così come i saluti non devono essere confidenziali.
- Usa un indirizzo e-mail professionale. Nella corrispondenza di lavoro usa un account con un indirizzo email aziendale, che contenga il nome, in modo che chi la riceve possa sempre capire da chi arriva.
- Controllare la correttezza del destinatario dell’e-mail. Quando invii una mail per evitare di portare a conoscenza di persone sbagliate informazioni riservate è importante controllare bene il nome del destinatario. A volte può capitare di selezionare in modo errato un indirizzo dalla rubrica, una svista a cui puoi rimediare verificando il nome prima di inoltrare la posta.
- Ammettere di non ricordare il nome di una persona. Negli incontri professionali quando non si ricorda il nome di una persona, è importante ammetterlo con educazione, scusandoti per l’inconveniente.
- Pagare il conto al ristorante. Tra le altre regole che rientrano nel business etiquette ci sono quelle di non spostare le sedie per far accomodare qualcuno, di non ordinare cibi troppo costosi se sei ospite di un pranzo o una cena di lavoro e di chiedere le stesse cose della persona con cui effettui l’incontro al fine di non farla sentire a disagio se tua ospite. Se hai organizzato l’incontro al ristorante o in un bar devi essere tu a pagare il conto. Infine, è importante rimanere sobri, evitando di bere alcolici se ti ubriachi facilmente. http://www.irisbyirinatirdea.com
Galateo aziendale, partiamo dagli errori
Non si tratta di imparare le regole su come sedersi o stare a tavola correttamente, ma è più una questione di saper valorizzare il proprio lavoro, che è qualcosa di importante quanto essere bravi e preparati nella propria professione. La forma è un biglietto da visita, nelle relazioni così come in ambito lavorativo: per questo motivo azzeccare il giusto cerimoniale può incidere positivamente sul raggiungimento dei propri obiettivi.
Per questo motivo, sempre più aziende decidono di mandare il proprio management a scuola di galateo del business. Negli ultimi anni, corsi di questo genere sono fioriti ovunque e molti dirigenti di piccole e grandi imprese hanno deciso di frequentarli.
Ma quali sono gli errori più comuni? I saluti e l’immagine personale possono spesso veicolare errori di galateo aziendale. Il primo impatto è infatti fondamentale e per questo motivo occorre prestare particolare attenzione a tutto ciò che ruota attorno alla propria immagine.
Non esagerare con gli eccessi in fatto di abbigliamento e trucco vistoso è di base una buona regola generale. Inoltre, se parliamo di affari con una cultura diversa, uno degli errori più gravi nei quali si può incappare è la mancata conoscenza delle regole e delle abitudini di etichetta della cultura che si ha di fronte.
Il bon ton dell’accoglienza
Viviamo nell’era della comunicazione veloce e dei social network che spesso trasformano la nostra professionalità in disattenzione e scortesia. Le buone maniere, in questo senso, possono rappresentare una vera e propria strategia per chi vuole eccellere nel proprio business. Va detto che il galateo aziendale non si applica solo all’azienda, ma anche e soprattutto alle persone che ci lavorano e che spesso hanno il problema di fare una buona prima impressione sugli altri.
Pensiamo all’accoglienza del cliente, in un negozio o in un hotel, ma anche in uno studio professionale o in un hotel: come si può lasciare una sensazione positiva? Mostrandosi professionali, certo, ma anche appagando i sensi dei clienti, ad esempio servendo un buon caffè e curando i dettagli dell’arredo del nostro luogo del lavoro. Regalare un esperienza sensoriale, oltre che altamente professionale, lascerà il nostro “ospite” compiaciuto e con la voglia di rivederci.
L’arte del pranzo d’affari perfetto
Il pranzo di lavoro è il momento migliore per costruire relazioni di qualità che sono fondamentali per la crescita del business. Ma quante incognite davanti ad un momento così conviviale. Che tipo di conversazione si può tenere a tavola? Quali argomenti evitare? E alla, fine chi deve pagare il conto?
Condividere un pasto, sedersi a tavola, lasciando che le barriere professionali cadano, è un ottimo modo per entrare in empatia con il proprio cliente o fornitore. L’importante è sapere come comportarsi, per non trasformare un’esperienza piacevole in una vera disfatta.
Ad esempio, è importante dedicare un po’ di tempo per conversare di temi personali, sempre con discrezione, aspettando almeno di aver mangiato una prima portata prima di iniziare a parlare di lavoro. Vietato quindi esordire con una discussione professionale, non appena ci si è seduti a tavola. E ricordatevi sempre: paga chi invita, anche se è una donna.
L’abito giusto per il successo
Lo abbiamo già detto: la prima impressione è molto importante, nella vita privata come in quella professionale e per questo motivo occorre approfittare dell’opportunità che ci viene data (e che non tornerà) di lasciare un segno positivo.
Possiamo veicolare una buona immagine di noi, che trasmetta la nostra preparazione e competenza, anche attraverso un aspetto curato perché magari l’abito non farà il monaco, ma di sicuro può aiutare a lasciare un’immagine di noi affidabile e autorevole.
Azzeccare il dress code è fondamentale: quello che bisogna sapere è che non ce ne è uno adatto a tutti gli ambienti lavorativi. Largo ai tailleur per le donne e ai colori scuri per gli uomini che infondono maggiore affidabilità nei colleghi e nei responsabili, ma la cosa davvero importante è sentirsi a proprio agio nei panni che scegliamo di indossare. In caso contrario è meglio ripensare all’outfit fino a quando non ci sentiremo finalmente bene e rappresentati da quel vestito.
Inoltre, un altro consiglio fondamentale è quello di decidere prima cosa vogliamo trasmettere agli altri attraverso il nostro abbigliamento. Prima di scegliere il look può essere utile riflettere sulla brand identity personale o aziendale: solo in questo modo possiamo risultare il più possibile coerenti con essa.
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